Formatie en bezetting

Zoals in de Burap en in de Najaarsrapportage al is toegelicht is per saldo het aantal formatieplaatsen gestegen ten opzichte van eind 2017. Het onderbrengen van expertise in de organisatie in plaats van het gebruik van een externe partij zoals bijvoorbeeld bij IBT-gebied (ca. 9 fte)  en het omzetten van (programma)budget en inhuurbudget naar formatieplaatsen zijn de belangrijkste verklaringen voor de stijging. De stijging van formatieplaatsen heeft in 2018 plaatsgevonden bij o.a. het Ingenieursbureau (8 fte), Kennis en Expertise (8 fte) in het domein Stedelijke Ontwikkeling en ca. 7 fte bij het Jongerenloket (domein Maatschappelijke Ontwikkeling). Daarnaast is er voor een aantal fte budget omgezet naar formatie.

Per peildatum 31 december 2018 gemeten is het verschil tussen het aantal toegestane formatieplaatsen (1.266 fte) en de bezetting in fte (1.155) 111 fte.

Het betreft hier echter niet (volledig) echte vacatureruimte.

De salarisbegroting presenteren wij in geld en vertalen wij in fte. De salarisbegroting wordt opgesteld vanuit de zuivere normbedragen per functie. Omdat er echter medewerkers zijn die bijvoorbeeld een uitloopschaal hebben of toelagen, of die in een aanloopschaal zitten, daarnaast stagiairs niet worden mee begroot, is er een verschil tussen de kosten van de werkelijke bezetting (de medewerkers) en de normbedragen.

In totaal zijn medewerkers (de bezetting) gemiddeld iets duurder dan het normbedrag. De salarisbegroting mag hierdoor echter niet worden overschreden! Dit verschil wordt in de begroting opgevangen. Dat betekent dat formatiegeld/fte-ruimte niet kan worden gebruikt om medewerkers op te werven, maar dat deze formatie wordt gebruikt om het verschil op te lossen.

In de tabel hierboven staat 111 fte als het saldo niet gebruikte formatieruimte. Gedeeltelijk zijn dit vacatures. Op 31 december waren er 50 openstaande vacatures. Ook zijn er vacante plekken waarbij nog nader gekeken wordt of en hoe hieraan invulling gegeven gaat worden.

Daarnaast is voor ca. 23 fte aan budget gebruikt voor niet-begrote salarisgerelateerde kosten,  zoals gladheidsbestrijding, inzet rampen en crisis, wasgeldvergoeding, ambtsjubileum, overwerk en ook stagevergoedingen en salariskosten van BBL-leerlingen.

Het overige deel aan fte’s betreft budget dat is ingezet ter dekking van externe inhuur, conform de werking van het capaciteitsbudget. In de tabel capaciteitsbudget is dit terug te zien door  verschuivingen die tussen het salarisbudget en de inhuurbudgetten gedurende het jaar hebben plaatsgevonden.

De ervaringen van de afgelopen jaren met de huidige begrotingssystematiek en de inzet van formatiebudget voor salarisgerelateerde kosten hebben geresulteerd in de ontwikkeling van een nieuwe begrotingsmethodiek voor 2019 en verder. Deze nieuwe begrotingsmethodiek helpt om nauwkeuriger te begroten en duidelijker te presenteren. In de voorjaarsnota komen we hierop terug.

Zoals vastgesteld in het college akkoord, is in 2018 sterk gestuurd op beperking van de inhuur. De beleidslijn inhuur is herzien.

Hierbij geldt het uitgangspunt dat structureel werk wordt uitgevoerd door vaste medewerkers.

Naast uitbreiding van het aantal formatieplaatsen is daarom ook in 2018 de bezetting gestegen door omzetting van inhuur naar vast. Er is gestuurd op het aanstellen van medewerkers met een tijdelijk of vast dienstverband boven het aantrekken van externe inhuur.

Bovengenoemde inspanningen hebben geresulteerd in een daling van het aantal fte aan externe inhuurkrachten. De inhuurpiek in mei 2018 met 243 fte is teruggebracht met 45 fte naar 198 fte aan inhuurkrachten eind december 2018, zoals in onderstaande grafiek te zien is.

grafiek 1. Ontwikkeling externe inhuur van januari 2018 tot en met december 2018

Vast werk door vaste medewerkers is uitgangspunt. Tegelijk blijft de behoefte aan een flexibele schil. Het aantal inhuurkrachten is nu stabiel laag. Wij blijven ook in 2019 kritisch kijken naar inhuur.

Doorstroom

Door meer oog te hebben voor eigen talent en eigen medewerkers kansen te bieden op ontwikkeling is de doorstroom naar een andere functie binnen de organisatie gestegen van 75 medewerkers in 2018 (6,2%) t.o.v. 68 medewerkers in 2017 (5,8%). Wij blijven hier op sturen.

Boventallige medewerkers

Op 31 december 2018 is er één boventallige medewerker. Op basis van de te verwachten salariskosten van de boventallige medewerkers in 2019 is de voorziening Reorganisatie geactualiseerd. Boventallige medewerkers worden begeleid in het vinden van een nieuwe werkkring binnen of buiten de ambtelijke organisatie. Met bijvoorbeeld een tijdelijke detachering doen zij nieuwe werkervaring op en dit draagt bij aan het vergroten van een vinden van een nieuwe baan.

Verzuim

Het verzuim van 2018 kan worden samengevat als: minder vaak, maar wel langer ziek.

Het verzuim is met 6,1% in 2018 gestegen ten opzichte 5,7% in 2017. Een deel van de oorzaak zit in de lange griepgolf van het seizoen 2017-2018 die, zoals het CBS heeft aangegeven, ook landelijk heeft gezorgd voor een hoger verzuim in het eerste kwartaal van 2018[1]. Dat is natuurlijk niet de enige oorzaak. Opvallend is dat in de zomer het verzuim niet onder de 5% is gekomen. Hierin wordt het langere verzuim zichtbaar.

Ca. 38,6% van het langdurig verzuim heeft een psychische oorzaak. Dit percentage is lager dan voorgaande jaren, waarin het aandeel psychisch verzuim meer dan 40% bedroeg. Het A&O-fonds geeft aan dat het aandeel van psychisch verzuim gemiddeld rond 30% ligt

De verzuimfrequentie is behoorlijk gedaald: van 1.23 naar 1.13. Het percentage nulverzuim is ook iets gedaald, van 42,6% naar 42%).

Er is in 2018 gewerkt aan verbetering van het beleid, processen en de informatievoorziening voor medewerkers en leidinggevenden rond verzuim. Er zijn trainingen georganiseerd voor leidinggevenden. Dit is echter onvoldoende gebleken om een reductie te bewerkstelligen. In 2019 zetten wij in op sterker en meer gericht te sturen op het beïnvloedbaar verzuim waardoor kunnen wij (de lengte van) verzuim kunnen reduceren. Voor die medewerkers bij wie het verzuim niet (langer) beïnvloedbaar blijkt, blijven wij aandacht houden.   

Capaciteitsbudget, salaris en inhuurkosten

Zoals ook in de Najaarsrapportage is aangegeven kent Zaanstad verschillende budgetten voor personele inzet. Het capaciteitsbudget bestaat uit salarisbudget (gebaseerd op het aantal toegestane formatieplaatsen x normbedragen) en inhuurbudget. Het gaat hier om inhuurbudget t.b.v. ziekte/vacatures en inhuurbudget t.b.v. flexibele schil (piek). Tussen het salarisbudget en de inhuurbudgetten vinden gedurende het jaar verschuivingen plaats.

Inhuur externe expertise

Naast de inhuur voor ziekte en vacatures en de inhuur voor de flexibele schil is er nog een derde inhuur- categorie, te weten externe expertise.  Het gaat hier om tijdelijke expertise die we niet in huis willen hebben.  Externe expertise maakt geen deel uit van het capaciteitsbudget en wordt bekostigd uit overige budgetten zoals programmabudgetten, subsidies of investeringen.

De inhuur is bij het opstellen van de begroting (mei van het voorgaand jaar) moeilijk te voorspellen. Ziekte en tijdelijke inhuur voor ziekte en de opvang van vacatures wordt daarnaast niet op voorhand begroot. Ondanks de uitgesproken ambitie om voor 2018 inhuurkosten ruim van te voren te begroten, blijkt dit in de praktijk lastig.

Dit zorgt voor grote verschillen tussen raming van inhuurkosten en de gerealiseerde inhuurkosten. Zoals in de Najaarsrapportage genoemd onderzoeken wij de mogelijkheden om de sturing op het juist en tijdig begroten van inhuurkosten te verbeteren, zodat er realistischer begroot wordt en het verschil tussen begrote inhuurkosten en gerealiseerde inhuurkosten vermindert.

*) Correctie ten opzichte van het in de Narap 2018 genoemde cijfer vanwege abusievelijk verkeerde berekening.

Capaciteitsbudget

Ten opzichte van de jaarrekening 2017 zijn de salariskosten met € 4,5 mln. gestegen door het financiële effect van de salarisverhoging vanuit de cao 2017-2019 en de stijging van de bezetting. Zoals bij de Burap is gemeld, is bij de actualisatie van de personeelsbegroting 2018 vastgesteld dat per saldo een correctie op loonindexatie van € 0,9 mln. zou moeten plaatsvinden op de personeelsbegroting.

Gezien het financiële tekort op de totale begroting ten tijde van de Burap is besloten deze extra benodigde middelen niet toe te voegen aan de personeelsbegroting, waardoor het verschil iets groter is tussen daadwerkelijk loonkosten en het normbedrag per medewerker. Om dit financieel effect op te vangen in de bestaande personeelsbegroting is in 2018 strak gestuurd op personele kosten en inhuurkosten.

Ten opzichte van de prognose bij de Najaarsrapportage laten de werkelijke salaris- en inhuurkosten binnen het capaciteitsbudget per saldo een overschrijding zien van € 0,357 mln. die wordt opgevangen door het positieve resultaat van de jaarrekening.

Hieronder volgt een meer specifieke toelichting op de salaris- en inhuurkosten.

Salariskosten

De werkelijke salariskosten over 2018 bedragen € 83,9 mln. en vallen daarmee ca. € 0,700 mln. hoger uit dan bij de Najaarsrapportage is geprognosticeerd. Dit is deel te verklaren doordat er in de tweede helft van 2018 méér vacatures zijn vervuld dan was voorzien, waaronder ook moeilijk vervulbare functies waarvoor eerder werd ingehuurd.

Op grond van een evaluatie van het Vergunningencentrum bleek dat de wettelijke taken niet met de huidige formatie kon worden uitgevoerd. Besloten is om vooruitlopend op 2019 meer medewerkers aan te trekken. Daarnaast zijn er in de gehele sector KCC meer medewerkers aangenomen. In totaal is er per saldo voor € 0,158 mln. op salariskosten overschreden.

Binnen Sector Veiligheid en Handhaving is extra inzet gepleegd op de volgende onderdelen: fietskelder Beatrixbrug, afvalhandhaving, hotspots Russische buurt, toezicht Busbrug en t.b.v. uitvoering van actieplan Poelenburg. Deze extra inzet is deels bekostigd uit projectgelden.

Er is ook extra inzet geweest bij Havens en Vaarwegen op grond van het Veiligheidsrapport n.a.v. het brugincident. Voor de noodzakelijke extra inzet binnen de sector bleken uiteindelijk de beschikbare gelden niet toereikend.

Er is per saldo sprake van een overschrijding van € 0,234 mln.

Daarnaast heeft versterkte aandacht voor verlof ertoe geleid dat er met medewerkers afspraken zijn gemaakt om verlofstuwmeren af te bouwen. Met name in de laatste maanden van het jaar hebben medewerkers verlofuren verkocht. Over het hele jaar is per saldo voor ca. € 106.000 méér aan verlofuren verkocht dan er is aangekocht.

Een deel (€  0,343 mln.) van de totale overschrijding op de gemeentebrede salariskosten van € 0,700 mln. is gedekt door materiële budgetten, projectgelden en baten uit interne detachering.

Externe inhuur binnen het capaciteitsbudget

Ten opzichte van de Najaarsrapportage zijn de totale inhuurkosten binnen het capaciteitsbudget lager uitgevallen dan geprognosticeerd (-/- € 0,335 mln.).

Voor een aantal (landelijk lastig vervulbare) vacatures, zoals bij specialistische functies bij Openbare ruimte wordt langer dan gepland ingehuurd . Het gaat hierbij om functies als kennisspecialisten (o.a. verkeer en riolen), projectleiders en werkvoorbereiders en –begeleiders. Ondanks de inhuurbeperkende maatregelen blijft het daarom nodig om voor deze functies in te huren.

Er is ingezet op versneld afbouwen van inhuur, waarbij binnen bepaalde sectoren de afbouw van deze inhuur minder snel is gegaan door overdracht van werkzaamheden van inhuur naar vaste krachten. Dit heeft geleid tot tijdelijk dubbele lasten. Projecten bijvoorbeeld binnen openbare ruimte vragen om een goede overdracht.

Een deel van de  inhuur uit hoofde van flexibele schil  is meer structureel en komt voort uit strategische keuze. Dat geldt bijvoorbeeld voor de sector Veiligheid en Handhaving waar in het zomerseizoen brugwachters worden ingehuurd  en voor de jeugd-BOA’s.

Inhuurkosten uit hoofde van flexibele schil vallen ca. € 0,870 mln. lager uit, waarvan ca. € 0,420 mln. binnen het maatschappelijk domein door de versnelde afbouw van inhuur.

Inhuur uit hoofde van externe expertise

Externe expertise is o.a. ingezet binnen projecten in het domein stedelijke ontwikkeling (boomspecialisatie) en MAAK.Zaanstad (zoals vergunningenspecialist Nuts- en telecommunicatie en een verkeersdeskundige)  en binnen het maatschappelijke domein voor o.a. regionaal contractbeheer t.b.v. meerdere gemeenten en de verstrekking van uitkeringen. De dekking voor inhuur op externe expertise komt uit  project- en subsidiegelden. De inhuur op regionaal contractbeheer wordt gedekt vanuit de lagere uitkeringslasten.

Ontwikkelingen in inhuurkosten (2018 t.o.v. 2017)

De inspanningen om externe inhuur te beperken heeft geresulteerd in lagere inhuurkosten (ca. € 19,5 mln.) ten opzichte van 2017 (ca. € 20,6 mln.), een daling van 5,4 %.

Ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid

Zoals in de Burap is opgenomen is de nieuwe cao van kracht van 1 mei 2017 tot 1 januari 2019. Hierin staat een salarisverhoging van procentpunt per 1 augustus 2017 en van 1,5 procentpunt per 1 januari 2018. Daarnaast is ook het IKB verhoogd: 0,5 procentpunt per 1 december 2017 en 0,25 procentpunt per 1 juli 2018. Bij de Burap is besloten de financiële consequenties van deze salarisverhoging op te vangen binnen de bestaande salarisbegroting.

Daarnaast is er een afspraak gemaakt over het flexibel inzetten van personeel. Deze afspraak houdt in dat ingeleende payroll-werknemers een beloning ontvangen die vergelijkbaar is met de beloning van eigen medewerkers met een aanstelling. Bij Zaanstad wordt geen gebruik gemaakt van de payrollconstructie. Het is sinds 1 oktober 2018 verplicht om bij de inhuur van payroll-werknemers met de payroll-werkgever een aantal andere beloningselementen uit de CAR-UWO toe te passen.

Jaarverslag integriteit

Inleiding

In 2018 voldoet Zaanstad geheel aan de modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie, een uitwerking van de integriteiteisen zoals vermeld in de Ambtenarenwet.

De acties van het integriteitbeleid en meldingen in 2018 staan hieronder.

Meldingen

In 2018 is een nog openstaande onderzoek uit 2017 afgerond. Er is geen misbruik aangetoond.

In 2018 zijn 7 signalen over integriteitschending binnengekomen. Drie hiervan bleken onvoldoende onderbouwd om een vermoeden te rechtvaardigen. De overige vier zijn onderzocht. De resultaten zijn als volgt:

• in één onderzoek is de melding niet aangetoond;
• een hack van een mailbox is naar alle waarschijnlijkheid door een ander persoon dan een medewerker gepleegd;
• het weggeven van afval is wel beoordeeld als plichtsverzuim; er is geen maatregel opgelegd;
• één medewerker is wegens geconstateerde fraude ontslagen.

Vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersonen hebben 66 gesprekken gevoerd met 53 medewerkers over arbeidsomstandigheden, ongewenst gedrag, integriteit en overig. De vertrouwenspersonen stellen een eigen jaarrapportage op voor de O.R., de gemeentesecretaris en het hoofd P&O.

Introductieprogramma met ambtseed en training morele oordeelsvorming

Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt geen aanstelling verleend. Vanaf 2018 maakt dit, net als de training Morele Oordeelsvorming, deel  uit van het introductieprogramma. In 2018 hebben 152 van de 159 nieuwe medewerkers van Zaanstad de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. De monitoring van het bijwonen is verbeterd. De 7 anderen worden uitgenodigd in 2019.

Actualisering beleid

In 2018 zijn een 3 bestaande documenten geheel herzien:

• regeling melden vermoeden van integriteitschending en misstand,
• het onderzoeksprotocol en
• de gedragscode voor externen.

[1] https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2018/25/jaar-begonnen-met-bovengemiddeld-ziekteverzuim