In deze paragraaf blikken we terug op het jaar 2018.

De opgave centraal

Met Strategisch Personeelsmanagement (SPM) vertalen we de opgaven en ontwikkelingen van de stad naar de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan benodigde medewerkers op korte en middellange termijn. Ieder organisatieonderdeel brengt met SPM in beeld wat er moet gebeuren op het gebied van medewerkersontwikkeling, doorstroom en werving. Hiermee stuurt de gemeente op tijdige beschikbaarheid van de juiste persoon op de juiste plek. Zoals vastgesteld in het college akkoord is in 2018 extra aandacht geweest voor de balans tussen vaste en ingehuurde medewerkers met als resultaat een daling van het aantal ingehuurde medewerkers.

Het realiseren van de maatschappelijke opgaven kan alleen met voldoende gekwalificeerde medewerkers. Dit bereiken we door te investeren in het leren en ontwikkelen van huidige medewerkers en door het aantrekken van nieuwe collega’s.  In 2018 is de concurrentie op de arbeidsmarkt toegenomen. Meer dan ooit is het van belang te investeren in onze arbeidsmarktpositie. Zaanstad weet nieuwe medewerkers aan zich te binden door haar unieke positie van overzichtelijke organisatie met grootstedelijke uitdagingen. De vernieuwde arbeidsmarktcommunicatie strategie is hierop ingericht.  In 2018 is verder ingezet op versterking van ons arbeidsmarktimago door actief gebruik van social media, maatwerk voor doelgroepen, deelname aan de MRA-traineepool en het vernieuwen en uitbreiden van de wervingssite werkenbij.zaanstad.nl.  

In 2018 hebben wij 217 vacatures vervuld. Het is Zaanstad gelukt om, ondanks de krapte op de arbeidsmarkt en landelijke schaarste bij bepaalde functiegroepen, het overgrote deel van de vacatures binnen de gestelde termijn te vervullen. Uitdagingen blijven op het gebied van specifieke kennisintensieve functies, stedelijke ontwikkeling (van strategie tot en met realisatie en beheer) en vergunningverlening. Een voorbeeld van innovatieve arbeidsmarktbewerking is het inspiratie- en wervingsevent op het gebied van stedelijke ontwikkeling dat in januari 2019 is georganiseerd. Door o.a. het organiseren van dergelijke bijeenkomsten blijft Zaanstad inzetten op versterking van haar arbeidsmarktpositie.

Ruimte voor werken en leren

Blijven leren is een randvoorwaarde voor de organisatie om zo de complexe en steeds veranderende maatschappelijke opgaven het hoofd te kunnen bieden. Leren en ontwikkelen heeft ook in 2018 op de agenda gestaan. Het opleidingsbudget van ca. € 1,690 mln. is nagenoeg volledig aangewend voor functiegerichte en loopbaangerichte ontwikkeling van medewerkers (waaronder diverse vakinhoudelijke opleidingen/trainingen, assessments, coaching, congressen). Ook heeft Zaanstad geïnvesteerd in talentontwikkeling met het TalentLab. Dit is een initiatief van Zaanstad voor getalenteerde medewerkers die streng geselecteerd werden op hun motivatie om zich te willen ontwikkelen. Het resultaat van het programma is dat de meeste deelnemers niet alleen zijn gegroeid in hun persoonlijke ontwikkeling, maar ook in hun vermogen om in groepsverband aan een gemeenschappelijke opgave te werken.

Naast leren en ontwikkelen zijn in 2018 duurzaam behouden optimale inzet van medewerkers aandachtsgebieden geweest. Er is werk verzet op de duurzame inzetbaarheid bij Openbare Ruimte. Inzicht in de duurzaamheid van het werk start vanuit RI&E onderzoek (risico inventarisatie en evaluatie). Met behulp van onderzoeken naar geluid, trillingen en fysieke belasting kunnen wij functies zo inrichten dat medewerkers geen fysieke schade kunnen oplopen door het werk. Ook belangrijk is dat medewerkers inzicht ontwikkelen over welk gedrag bijdraagt aan de eigen inzetbaarheid. Zo is gebruik gemaakt van het Preventief Medisch Onderzoek. Ook geeft dit Zaanstad als werkgever inzicht in hoe wij kunnen bijdragen aan gezond gedrag en gezonde werkomstandigheden.

Optimaal en gemotiveerd inzetten van  onze oudere medewerkers is een onderwerp dat veel inspanning aan aandacht behoeft. Nu men langer moet doorwerken en de uitdagingen complexer worden, is ‘gezond en gemotiveerd naar het pensioen toe werken, geen vanzelfsprekendheid.

Na succesvolle pilots hebben wij het ‘Toekomstgesprek’, als instrument in de bevordering van ‘gezond en gemotiveerd in de laatste periode van je werkzaam leven’, beschikbaar gesteld voor alle medewerkers van Zaanstad van 60 jaar en ouder of bij fysiek zware beroepen vanaf 55 jaar en ouder. Het doel van het Toekomstgesprek is om medewerkers meer inzicht en regie te geven over de laatste jaren van hun loopbaan en zo te zorgen dat zij hun kennis en ervaring kunnen overdragen en hun talenten optimaal kunnen (blijven) benutten. Bij Openbare Ruimte hebben zich in 2018 alleen al 26 medewerkers gemeld.

Omdat uit de pilots bleek dat ook medewerkers jonger dan 60 jaar behoefte hebben aan een loopbaangesprek, is hiervoor het 45+ gesprek ingeregeld. In deze gesprekken ligt de focus meer op volgende carrièrestappen en wendbare inzetbaarheid.

Diversiteit en inclusiviteit

De ambitie van de gemeente Zaanstad is een organisatie te zijn met een open houding naar een ieder, ongeacht zijn of haar achtergrond, en waarin het als meerwaarde wordt gezien om met een diversiteit aan kwaliteiten van medewerkers vanuit verschillende invalshoeken aan de vraagstukken van de stad te werken. Een dergelijke organisatie wordt vaak een inclusieve organisatie genoemd. Om onze ambitie te onderstrepen heeft Zaanstad op 11 januari 2018 het Charter “Diversiteit in Bedrijf” ondertekend. Het Charter is een initiatief van de Stichting van de Arbeid en “bundelt kennis uit de wetenschap en praktijk over het managen van diversiteit en inclusie op de werkvloer”. De raad is over het diversiteitsstreven van Zaanstad in 2018 ook nader geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief.

In 2018 is door de Universiteit van Tilburg (UvT) onderzoek gedaan naar de diversiteit en inclusiviteit van de organisatie. Reden voor deze opdracht was de constatering dat intensivering van het beleid op het gebied van culturele diversiteit nodig is. De UvT onderzocht knelpunten en verbetermogelijkheden op het gebied van gelijke kansen en inclusiviteit. In januari 2019 is het rapport opgeleverd. Het rapport geeft concrete aanbevelingen, bovenop de activiteiten die al worden ondernomen, voor een aantal verbetermogelijkheden om de inclusiviteit en daarmee diversiteit in de organisatie te vergroten. Wij omarmen dit rapport en de aanbevelingen worden in 2019 vertaald in een plan van aanpak. Een terugkoppeling naar de raad over de resultaten en vervolgaanpak is voorzien voor het tweede kwartaal van 2019.

Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt

Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 24,0 fte in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie, zoals door de raad vastgesteld in het Koersbesluit Participatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Het college heeft de ambitie uitgesproken  vijf procent van het personeelsbestand (omgerekend ca. 57,8 fte) te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De ambtelijke organisatie heeft deze uitdaging stevig opgepakt. Wij kunnen melden dat in 2018 zelfs 74,9 fte is ingevuld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt!  Hiermee voldoet Zaanstad meer dan aan de gestelde doelstelling.

Met name bij Openbare Ruimte (werken in het groen, stadsreiniging) is veel gerealiseerd. De Zaanse organisatie kan vanuit het voorbeeld bij Openbare Ruimte inclusiviteit breder invulling geven. Initiatieven zijn in voorbereiding. Door de samenwerking met Werkom, expert op het gebied van inclusiviteit, krijgt Zaanstad als inclusieve organisatie nog verder vorm.

In 2018 hebben we bij alle Europese aanbestedingen aan de voorkant onderzocht of Social Return of Investment (SROI) van toepassing kan zijn. Door o.a. marktconsultaties is vooraf uitvraag gedaan om makkelijker tot door de markt geaccepteerde afspraken over SROI te komen en SROI daarmee zoveel als mogelijk in te zetten.

In 2018 is er via het “digitale” ondernemersloket aanvullende informatie over SROI verstrekt. Eén van de speerpunten die het Werkgevers Servicepunt Zaanstreek-Waterland en Werkom voor 2019 hebben geformuleerd, is SROI-kansen creëren en benutten. Ze gebruiken SROI bij het plan van aanpak voor hun focussectoren. In 2019 maken we met de arbeidsmarktregio een voorstel ter verbetering van het SROI beleid om zo realistische en kansrijke SROI uitvraag bij Europese inkooptrajecten te bevorderen.

Een toekomstbestendige stad

In 2018 is gewerkt aan het ‘Datapakhuis’ van Zaanstad. Daarin worden alle gegevens opgeslagen die door iedereen, dus niet alleen door medewerkers, maar ook door bedrijven, partners en inwoners, kan worden hergebruikt. Deze gegevens zijn beschikbaar op zaanstad.dataplatform.nl/ en op data.overheid.nl.

Bij inrichting van het ‘Datapakhuis’ is een overzicht gemaakt van alle datasets van de gemeente en zagen we dat deze te ordenen zijn langs twee thema’s: de burger en de leefomgeving. Inmiddels zijn alle datasets van een burger beschikbaar. In 2019 volgen alle datasets van de leefomgeving. Deze datasets zijn, mits voldaan is aan geldende privacywetgeving, beschikbaar voor de interne organisatie en externe stakeholders.

Deze gegevens zijn voor een deel als zogenaamde ‘open data’ beschikbaar op zaanstad.dataplatform.nl/ en op data.overheid.nl. Met ‘open data’ wordt vrij beschikbare informatie bedoeld, waarmee bijvoorbeeld bedrijven toepassingen zouden kunnen ontwikkelen of inwoners de gemeente kunnen controleren. Een voorbeeld is het beschikbaar stellen van een overzicht van verstrekte subsidies.

Data-gestuurd werken betekent in onze organisatie het gebruik van beschrijvende (wie, wat, waar, hoeveel), diagnosticerende (waarom), voorspellende analyses (toekomst) per inhoudelijk thema. Binnen Zaanstad onderscheiden we grofweg 50 inhoudelijke thema’s van vroegtijdig schoolverlaten, funderingen, armoede, werkgelegenheid, jeugdzorg, woningbouw, etc. Het is de uitdaging om per inhoudelijk thema scherp te krijgen welke analyse door een team nu gebruikt wordt en dan een aanvullende analyse toe te voegen. We hebben bij diverse teams analyses toegevoegd, zoals vroegtijdig school verlaten, funderingen, ondermijning, parkeren, woningbouw, etc. Funderingsproblematiek bijvoorbeeld kan met behulp van een gedetailleerde rapportage worden geanalyseerd zodat de betreffende afdeling effectiever kan handelen. Het idee hierachter is dat door de stapeling van lokale verbeteringen, waarbij inhoudelijke teams data-analyses beter toepassen, we als organisatie in zijn geheel meer datagestuurd werken.

Naast technologie betrekken we ook duurzaamheidsopgaven in onze bedrijfsvoering. Zaanstad heeft ingezet op een aantal trajecten die het energieverbruik drastisch blijvend verminderen. Dit betreft het plaatsen van zonnepanelen, de aanpassingen aan het klimaatsysteem en de raadzaal, maar ook ICT-apparatuur met een lager energieverbruik.

Er wordt bij alle Europese inkooptrajecten gekeken of deze zich lenen voor een vorm van duurzaam inkopen. In 2018 is hier al een start mee gemaakt na het ondertekenen van het manifest MVI en daarna het ondertekenen van de intentieverklaring Circulair Inkopen vanuit de Metropoolregio Amsterdam. Dit heeft tot een samenwerking met de gemeente Amsterdam geleid voor de aanbesteding ICT hardware waar veel duurzame componenten inzitten. Ook is er onlangs een vooronderzoek gedaan voor het verduurzamen van ons eigen wagenpark en is een zorgcontract verduurzaamd. Vormen van duurzaamheid waaraan gedacht wordt zijn klimaat- en CO2 neutraal inkopen, circulair inkopen maar ook bijvoorbeeld emissieloos inkopen.

Bij het onderzoeken of een aanbesteding een duurzaam karakter kan krijgen, wordt er gebruik gemaakt van marktconsultaties, bestaande en nieuwe netwerken en deskresearch.

Een betrouwbare overheid

In 2018 hebben we gewerkt om als gemeente klaar te zijn voor de inwerkingtreding van de AVG.

De privacy organisatie is ingericht. Op de resterende vacatures op het gebied van informatiebeveiliging en privacy is de werving gaande. De projectwerkzaamheden zullen vervolgens in de reguliere processen worden geborgd.

We hebben veel aandacht besteed aan de implementatie van de AVG in de organisatie. De accountant geeft aan dat het onderwerp de benodigde aandacht heeft. Dit betekent echter zeker niet dat wij er nu reeds zijn. Optimalisatie van de AVG organisatie en het bewustzijn in de organisatie blijven onze prioriteit.

Het onderzoeksteam van Zaanstad levert data voor alle grote opgaven in de stad. Hiermee zorgen we ervoor dat we besluiten nemen op basis van gevalideerde feiten en cijfers en we kunnen het effect van onze inzet aantonen. Er wordt nauw samengewerkt met de organisatie en het CBS. Op basis van audits zorgen we dat leren, ontwikkelen en risicobeheersing constant deel uitmaken van ons werk. 

We werken volgens de ‘3 lines of defence’. Dit betekent dat binnen control de Functionaris Gegevensbescherming, de IT auditor, en in 2019 ook de Chief Informatie Security Officer scherp meekijken op alle ontwikkelingen binnen onze organisatie op gebied van informatiebeveiliging en privacy. Waar nodig grijpen zij in of informeren directie en bestuur.

Met betrekking tot onze beheersingsmaatregelen constateert de accountant een consistente kwaliteit ten opzichte van voorgaande jaren. Daar waar een deel van de controltaken nog worden uitgevoerd door de “tweede lijn” zetten we in om dit in het primaire proces te borgen en zijn we met deze aanbeveling aan de slag.

Het SROI-percentage is een weergave van het aantal aanbestedingen waarbij SROI is uitgevraagd t.o.v. van het totaal aantal aanbestedingen. In 2018 valt het SROI-percentage lager uit dan bij de begroting is gesteld en de jaren ervoor. Door een kwalitatieve verbetering in het proces is bij 

o.a. een aantal kleine aanbestedingen met een korte looptijd ‘op maat’ aan de voorkant van de inkoopketen beoordeeld dat ze niet realistisch en kansrijk zijn om SROI uit te vragen. Dit zorgt voor een lager SROI-percentage. Onze doelstelling is door op realistische wijze samen te werken met onze contractpartners, de werkgevers, het volle potentieel van Social Return te benutten. Voor de gemeente levert dit een hogere realisatie van de gemaakte Social Return afspraken op, voor de ondernemers en de plaatsbare kandidaten levert het bredere mogelijkheden om een bijdrage te leveren aan de stad en een meer duurzame invulling van werk op.