Beleidskader
Het  gemeentelijk vastgoed is ondergebracht bij de afdeling Grondzaken . Het betreft een dynamische vastgoedportefeuille, omdat er telkens panden worden toegevoegd, verkocht of verhuurd.
De afdeling Grondzaken fungeert als juridisch eigenaar en draagt zorg voor het in goede staat blijven van het casco van de voorzieningen. De gebruiker/huurder draagt zorg voor de exploitatie en het gebruik. Een uitzondering geldt voor de schoolgebouwen waar de schoolbesturen of VVE verantwoordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding van de gebouwen.
Alle objecten zijn beoordeeld op hun onderhoudstoestand en per object is er een Meerjaren Onderhouds Prognose (MJOP) met kostenraming opgesteld. Het saldo van al deze MJOP’s geeft het benodigde onderhoudsbudget voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Levensduur verlengende ingrepen worden zoveel mogelijk geactiveerd. Aan de hand van een aantal vastgestelde criteria (financieel, strategisch en functioneel) is het vastgoed beoordeeld op de bijdrage die het levert in de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Dit heeft geleid tot het benoemen van een aantal panden die om die reden in gemeentelijk bezit blijven ('permanent beheer'). Het vastgoed dat in gemeentelijk bezit blijft wordt zoveel mogelijk ‘marktconform’ verhuurd. Het vastgoed waarmee geen strategische- of beleidsdoelen zijn gediend zal (op termijn) zoveel mogelijk worden afgestoten. Deze objecten worden dan in de categorie 'voorraad' geplaatst en verkocht zodra een goede gelegenheid zich voordoet of door deze actief op de markt te brengen.

Kwaliteitsniveau
Het gemeentelijk vastgoed wordt beoordeeld op basis van de norm NEN 2767. Dit normblad beschrijft 6 kwaliteitsniveaus. Daarbij is de conditie van niveau 1 vergelijkbaar met nieuwbouw en betekent niveau 6 dat de opstal slooprijp is. In Zaanstad is besloten het vastgoed dat in beheer blijft bij de gemeente te onderhouden conform conditie 3. (= redelijk; het verouderingsproces is zichtbaar op gang gekomen). Van het vastgoed waarvan de panden geen herbestemming krijgen zal de laatste 5 jaren van exploitatie worden toegestaan dat de veroudering naar conditie 5 mag zakken ( = slecht; het
verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden en heeft het gebouw in zijn greep). Maar, deze veroudering mag b.v. bij daken niet leiden tot lekkage. Ook mag lokale houtrot niet leiden tot onveilige situaties. (glas uitval) Als de investeringen te hoog worden in relatie met beoogd gebruik en opbrengsten, is het moment van slopen bereikt.  Bij een eventuele verkoop zal de opbrengst beïnvloed worden door een onderhoudsachterstand. Bij mogelijke verkoop op korte termijn zal de keuze voor investeringen in het onderhoud wel worden meegewogen.