Prestatie 2.5 Dienstverlening bedrijfsvoering en overhead
De dienstverlening van bedrijfsvoering richt zich vooral op de eigen organisatie, maar sommige onderdelen hebben een directe relatie met en zichtbaarheid voor inwoners, ondernemers en instellingen. Hierbij gaat het om het verwerken van subsidieaanvragen, het betalen van facturen van leveranciers, een zorgvuldige procedure bij het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken en de toegankelijkheid en veiligheid van fysieke en digitale omgevingen van de gemeente. De activiteiten gericht op de eigen organisatie worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Voor zowel het betalen van facturen als het afhandelen van incidentele subsidies streeft Zaanstad naar een score van 100% tijdige afhandeling. Om te komen tot een volledig digitaal en automatisch factureringsproces zet de gemeente in op samenwerking met de gehele keten. |
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2017 | Begroting 2018 | Realisatie 2018 | Streef-waarde | Bron |
|---|---|---|---|---|---|---|
Maatregelen getroffen voor een veilige digitale omgeving voor dienstverlening | Voldoende | Voldoende | Goed | Voldoende | Goed | Externe audits |
Percentage facturen betaald binnen 30 dagen | 74% | 85% | 87% | 88,3% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Percentage incidentele subsidies dat binnen de termijn is afgehandeld | 73% | 92% | 95% | 93,5% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Percentage WOB-verzoeken dat binnen de termijn is afgehandeld | 74% (2014) | 86% |
| 75% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Activiteiten
• | In een vroegtijdig stadium bespreekbaar maken van disputen/onjuiste facturen met budgethouders, zodat ze zoveel mogelijk binnen de gestelde betaaltermijn betaald kunnen worden |
• | Ondernemers informeren over mogelijkheden van digitaal factureren |
• | Nieuwe subsidieregelingen zo simpel en duidelijk mogelijk opstellen, zodat een tijdige afhandeling van de subsidieaanvragen kan plaatsvinden |
• | Uitvoering geven aan het beleids- en uitvoeringplan Informatieveiligheid & Privacy |
Realisatie
Een veilige digitale omgeving voor dienstverlening wordt steeds belangrijker. Er blijken steeds meer dreigingen te zijn van bijvoorbeeld hackers. Dit terwijl de dienstverlening steeds meer digitaliseert. Dit vraagt om andere maatregelen van de gemeente en om een zwaardere toetsing bij de externe audits. Uit de audits over 2018 blijkt dat Zaanstad voldoende scoort op de getroffen maatregelen en aansluit bij de minimale vereisten. Zichtbaar is dat er steeds complexere WOB-verzoeken binnen komen. Daarbij wordt een grote hoeveelheid informatie opgevraagd en zijn derde belanghebbenden betrokken. Dit maakt het moeilijker om de verzoeken binnen de termijn af te handelen Daarnaast wordt een deel van de WOB-verzoeken wel op tijd afgehandeld, maar is de administratieve verwerking niet op tijd geregistreerd. Er wordt gezocht naar een oplossing hiervoor. Meer informatie over de inzet die benodigd is voor de WOB-verzoeken is terug te vinden in de bijlage Kengetallen bezwaar en beroep en WOB verzoeken. |